Teave on otsuste tegemise keskmes. Muutes andmeid, millega otsustajad töötavad, saavutab organisatsioon teistsuguse väljundi. Seetõttu on kõige täielikuma ja asjakohasema teabe saamine kõigi toimingute tõhususe võti. Kuidas aga täpselt välja filtreerida vajalikku ja kriitilist informatsiooni, ilma milleta peaksid võetud meetmed viima ebatõhusa suunani? Vastus on tõhus, täidetakse vastavalt algoritmidele, mis optimeerivad andmetöötlus-, salvestus- ja vahetusmehhanisme. andmehalduses see on peidetud.
Mis takistab andmetest maksimumi saamist?
Andmete säilitamine organisatsiooni hierarhia kõigil tasanditel
Levinud on negatiivne info varjamine. Juhtkond teeb seda selleks, et vältida paanikat alluvate seas ja rohujuuretasandi töötajaid töö kaotamise hirmus. Selle tulemusena võib ettevõtte või organisatsiooni tegevuses ebasoodsas olukorras olev osapool jääda pikaks ajaks varjatuks.
Andmereostus
Ringluse käigus kasvavad andmed ebausaldusväärse teabega ja mida raskem on neist lahti saada, seda rohkem õnnestub neil suurematest kanalitest välja pääseda. Näiteks tegi üks töötajatest aruandes vea ja andis valed numbrid. Kui seda õigeaegselt ei märgata, kopeerivad neid paljud teised eksemplarid, kes peavad neid usaldusväärseteks.
Teabevahetuse viivitus
Kui andmeid hoitakse erinevates kohtades ja nende kohta pole ühtegi kirjet, võib nende õigel ajal leidmine olla keeruline.
- Eeldigitaalajastul vastas see olukorrale, kus organisatsiooni iga osakonna jõudlusandmeid hoiti paljudes kaustades, töölaudades ja hoidlates. Neid ei olnud alati võimalik õigel ajal leida.
- Kaasaegses digimaailmas tähendab see, et puudub avatud ja läbipaistev süsteem info jagamiseks selle järgi, kus see koguti. Sel juhul teab töötaja kindlalt, et see info on kuskil salvestatud, kuid ei oska täpselt öelda, millises paljudest kaustadest.
Mida sisaldab tõhus andmehaldus?
Millised peaksid olema teabega töötamise mehhanismid, et vigu õigeaegselt tuvastada, "rämpsu" välja filtreerida ja objektiivseid andmeid eraldada, mitte ainult neid kirjeldava isiku kasuks?
Andmehaldus sarnaneb kõigi infovahetusprotsesside rakendamise tuvastamisega kontrollnimekirja alusel. Selle protsessi tugisambad on järgmised:
- Kontroll andmete vastuvõtmise ja edastamise üle. Esimesel juhul tuleb veenduda, et info laekub täies mahus kõikidelt vajalikelt osakondadelt või võtmeisikutelt. Teiseks – luua ranged filtrid selle kohta, kellel on õigus saadud infole ligi pääseda. See pole oluline mitte ainult majandusliku ohutuse, vaid ka asutuse hügieeni seisukohalt. Ebavajaliku teabega ülekoormamine mitte ainult ei aita kaasa tööviljakuse suurendamisele, vaid ka aeglustab seda.
- Andmete süstematiseerimine. Organisatsioonis tuleks välja töötada andmesalvestuskaart, mis hõlbustab soovitud teabe leidmist.
- Säilitamisviis. Salvestusmeetodi valik sõltub inimeste arvust, kes vajavad sellele teabele katkematut juurdepääsu. Kui see on ainult üks inimene, saab selle salvestada seifi või kõvakettale. Kui aga teatud teavet vajavad pidevalt paljud töötajad, tuleks see paigutada pilvesalvestusse, et minimeerida sellele teabele juurdepääsu aega.
Mida selgemad on organisatsioonis andmete hankimise, vahetamise ja säilitamise algoritmid, seda väiksem on olulise teabe kadumise või lekkimise probleem. Mõlemad asjaolud takistavad ettevõtte tõhusat toimimist. Tõhusa andmehalduse ülesandega toimetulemisel kehtestab ettevõte end oluliselt objektiivses reaalsuses, mida ei moonuta liigsed ega teadmiste puudumine.
Ole esimene, kes kommenteerib