Protokollid on dokumendid, mis võimaldavad sündmusi ametlikult fikseerida. Protokolli kasutatakse sündmuse dokumenteerimiseks nii, nagu see juhtus, vajadusel sellele viitamiseks, teabe ametlikuks ja korrektseks jagamiseks ning õiguskaitseks. Ametlik teade juhtunust edastatakse protokolli kaudu.
Mis on minut?
Protokolli pidamine on protsess, mille käigus registreeritakse ametlikult sündmuse, koosoleku, tehinguprotsessi või vestluse sisu täpselt sellisena, nagu see on. Protokoll peetakse kaitseks õigusprotsessides, juhtunu ametlikuks dokumenteerimiseks, viidates sellele ametlikule dokumendile juriidilistes protsessides ja olukorra täpseks edasiandmiseks.
Ametiasutuste koostatud protokollidele võivad alla kirjutada politsei, notar, kohus, äriühingud, riigiasutused või ametiasutused.
Kuidas protokolli pidada?
Kuna protokollid on ametlikud dokumendid, siis nende koostamisel tuleb järgida teatud reegleid. Protokollipidamise protseduuridel võib olla muudatusi ja erinevaid üksikasju, mis puudutavad salvestatava sündmuse olemust ja asukohta. Protokolli pidamise näitena saate rakendada järgmisi tingimusi.
- Enne protokolli sisuga alustamist tuleb kirjutada reeglitele vastav pealkiri. Kui aruande objektiks oleva juhtumi puhul ei ole eriolukorda, tuleks pealkirjaks kirjutada lehe keskele ja suurtähtedega MINUTID.
- Pärast aruandes kirjeldatud vahejuhtumi olemuse väljaselgitamist tuleks anda juhtumi kohta üksikasjalik teave. Lisaks üksikasjalikule teabele intsidendi kohta tuleks aruandesse lisada ka see, kuidas juhtunu kohta teavet saadi.
- Selgelt tuleks esitada ka teave, näiteks intsidendi koht, kuupäev ja kellaaeg ning intsident.
- Kui aruandes mainitud sündmuse kohta on tõendeid, mida võib pidada tõenditeks, tuleks need samuti aruandesse lisada. Aruandes tuleks lisada ka teave selle kohta, kuidas tõendid koguti.
- Kui minutid võtavad rohkem kui ühe lehekülje, tuleb lehtede tagaküljed tühjaks jätta ja uued leheküljed nummerdada.
- Nõutavad on ka nende inimeste märjad allkirjad, kelle andmed protokollis sisalduvad. Allkirjadeta protokollid ei kehti.
Asjad, mida protokolli koostamisel arvestada
Kuna protokollid on ametlikud dokumendid, tuleb protokolli koostamisel järgida teatud malle ja reegleid. Protokolli koostamise olulised punktid on järgmised:
- See tuleks ette valmistada A4 või A5 paberitele.
- Protokolli pealkiri kirjutatakse suurte tähtedega lehe keskele.
- Üksikasjalikult tuleks lisada juhtumi kuupäev ja kellaaeg, üksikasjad selle kohta, kuidas juhtum juhtus ja kuidas juhtunust teada saadi.
- Aruandele tuleb lisada ka tõendid juhtunu kohta.
- Samuti tuleb lisada protokollis nimetatud isikute isikuandmed.
- Protokolli lõppu tuleb märkida protokolli pidamise kuupäev ja kellaaeg ning nimetatud isikute allkirjad, et lõpp oleks selge.
Mis kasu on minutitest?
Protokolli peetakse, kuna need on ametlikud dokumendid juhtudel, kui juhtunust on vaja teatada. Protokoll on toimunud sündmuste õigusliku ja õiguskaitsena, viitena ettevõtte juhtimissituatsioonidele ning töötaja-tööandja suhetele. Selleks, et protokollid esitataks ametlike dokumentidena ja oleks juhtunu jaoks kasulikud, tuleb need koostada tõelise teabe ja hoolega. Protokolli saab kasutada ametlike dokumentidena erinevatel sündmustel ja eesmärkidel. Võime loetleda protokolli pidamise eelised järgmiselt:
- Nad pakuvad õiguskaitset, kasutades kohtus, notaris, ameti- või avalikes asutustes peetavaid protokolle tõendina õigusprotsessides.
- Juhtudel, kui on vaja sanktsioone või kriminaalmenetlust, esitatakse protokoll kohtus ametliku dokumentina juhtunu protsessi kohta.
- Ettevõtlusasutustes saab koosolekute ja arutelude sisu üksikasjade säilitamiseks protokollida. Neid minuteid võidakse kasutada tulevaste otsuste tegemisel.
- Töökohal peetavaid protokolle saab pidada tööandja ja töötaja kaitseks töökoha sündmustega seotud õiguslikes protsessides.
Kuidas pidada protokolli vastavalt oma olukorrale?
Juhtudel, kui juhtum on vaja protokollida, saab protokolli pidada, kuigi erinevates valdkondades. Protokolli saab pidada ärielu, hariduse ja tervisliku seisundi ning kohtu- või kriminaalmenetluste kohta. Haigla läbivaatuste ja ravide probleemsete olukordade korral saab koostada aruande terviseseisundi kohta, protokolli karistuste kohta, nagu distsipliin hariduselus, protokolli mistahes probleemist sõjaväealal või tööõnnetuse kohta.
Kuidas pidada liiklusõnnetuse aruannet?
Materiaalse kahjuga liiklusõnnetuse protokolli saab koostada järgmiste reeglite järgi:
- Protokolli peavad kahes eksemplaris täitma ainult õnnetuses osalenud isikud. Kui olete sattunud õnnetusse, on akti täitmine kohustuslik ka siis, kui teil pole luba.
- Kuigi protokolli vorm on koopia, peavad protokollis olema poolte märjad allkirjad.
- Ankeedil olev teave tuleb täita puudulikult ja selgelt välja tuua õnnetuse põhjus.
- Kuna aruanne on kehtetu, kui ettevõtet ja poliisi ei ole võimalik tuvastada, tuleb osapoolte kindlustusseltside ja liikluspoliiside numbrid esitada täielikult ja täpselt.
- Aruanne tuleb esitada kindlustusseltsile viie tööpäeva jooksul.
Kuidas pidada sõjalisi aruandeid?
Sõjaväealadel on protokollidel tavaliselt kindel mall. Näiteks kui aruanne on seotud distsiplinaarintsidendiga, kirjutatakse aruande lehe ülemisse keskossa pealkiri, näiteks „DISSIPLIINI TUVAstamise aruanne”. Pärast juhtumi kuupäeva, täpse kellaaja ja täpse asukoha märkimist lisatakse aruandesse teave juhtunu kohta ja juhtumis mainitud nimed. Pärast protokolli pidamise kuupäeva lõppu viimistletakse protokoll protokollis nimetatud isikute ja protokollipidaja märgade allkirjadega.
Kuidas hoida õpilaste aruandeid?
Sarnaselt muudele minutitele lisatakse pärast aruande pealkirja suurte tähtedega kirjutamist sündmuse kuupäev, kellaaeg, sündmuse üksikasjad ja sündmuses mainitud nimed. Pärast protokolli kuupäeva lisamist lõppu vormistatakse protokoll õpilase, õpetaja, direktori abi ja direktori märgade allkirjadega.